المدونة · مكاتب المحاماة
مكتب المحاماة من الوكالة إلى الحكم: أين تضيع المواعيد والأتعاب، وكيف تحفظها
مهلة اعتراض فاتت، أو وكالة انتهت قبل الجلسة، أو أمانة موكل دخلت الإيراد — أخطاء يمنعها نظام واحد يربط الملف بمواعيده وحساباته.
يعمل مكتب المحاماة على خيوط متوازية: موكل ووكالته، وقضية ومرحلتها، وجلسة وموعدها، وحكم ومهلة الطعن فيه، واتفاقية أتعاب ودفعاتها، ومال أودعه الموكل لدى المكتب. وحين تتوزّع هذه الخيوط بين جداول ومفكّرات وبرنامج محاسبيّ لا يعرف شيئاً عن القضايا، يكفي أن ينقطع خيط واحد ليكلّف المكتب حقّ موكله أو أتعابه.
أين تقع الأخطاء المكلفة عادةً؟
- مهلة نظامية تُحسب يدوياً من تاريخ الحكم لا من تاريخ تسلّمه، أو يوافق آخر يوم فيها عطلةً فلا ينتبه أحد.
- وكالة تنتهي قبل الجلسة التالية، أو لا تشمل البند الذي يحتاجه الإجراء.
- تعارض مصالح لا يُكتشف: خصم اليوم كان موكلاً لدى المكتب بالأمس.
- ساعات عمل ومصروفات أُنفقت على الملف ولم تُفوتَر قط.
- مال الموكل المودَع يُسجَّل إيراداً، فيختلط بأموال المكتب ويصعب ردّه أو تسويته.
الملف مركز كل شيء
الحلّ أن يكون «الملف» وحدة العمل: قضيةً كان أو استشارةً أو صياغةً أو تحصيلاً، ومنه تتفرّع الجلسات والأحكام والمهل والمذكّرات والوقت والمصروفات والأتعاب. فإذا سُجّل الحكم وُلّدت مهله من تاريخ تسلّمه، وإذا أُجّلت الجلسة نشأت التالية بموعدها، وإذا قُبل عرض الأتعاب صار اتفاقيةً تُفوتَر دفعاتها من مراحل القضية نفسها.
أمانات الموكلين ليست إيراداً
ما يودعه الموكل لدى المكتب لرسوم أو خبراء أو تحت حساب الأتعاب التزام على المكتب حتى يُصرف أو يُردّ أو يُسوّى على فاتورة. لذلك يُقيَّد في حساب مستقل، ويُعرف رصيد كل موكل في أي لحظة، ولا يُصرف منه أكثر ممّا أودع.
قائمة مراجعة أسبوعية لمكتبك
- المهل التي تنتهي خلال الأيام العشرة القادمة، ومن المسؤول عن كلّ منها.
- الوكالات التي تنتهي قبل الجلسة التالية في ملفاتها.
- الوقت والمصروفات المسجّلة على الملفات ولم تُفوتَر بعد.
- دفعات الأتعاب المستحقّة وغير المحصّلة.
- أرصدة أمانات الموكلين التي انتهى غرضها وتنتظر الردّ أو التسوية.
كيف يتعامل Arttop 360 مع ذلك
وحدة «إدارة مكاتب وشركات المحاماة» تبني ذلك فوق محاسبة المكتب نفسها: الموكل عميل في كشوف الذمم، والوكالات بتاريخ انتهائها، وفحص التعارض عند كل حفظ، والمهل من تاريخ التسلّم وتمتدّ إلى أوّل يوم عمل، والأتعاب بطرقها كلّها ومنها بالجلسة، والوقت والمصروفات في فاتورة واحدة، والأمانات في حسابها المستقل وتُسوّى على فاتورة الأتعاب. والملف السرّيّ لا يقرؤه إلا فريقه، والحاجز في قاعدة البيانات نفسها.
صفحات ذات صلة
فترة مجانية 14 يوماً تبدأ عند أول دخول.