الفوترة الإلكترونية في السعودية: ما الذي تطلبه المرحلة الثانية من منشأتك؟

طبّقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الفوترة الإلكترونية على مرحلتين. الأولى «الإصدار» وبدأت في 4 ديسمبر 2021، والثانية «الربط والتكامل» وبدأت في 1 يناير 2023 وتُطبَّق على المنشآت في موجات متتالية، تُبلَّغ كل منشأة بموعد موجتها مسبقاً. وإذا كانت المرحلة الأولى قد غيّرت طريقة كتابة الفاتورة، فالثانية تغيّر طريقة خروجها من منشأتك: لم تعد الفاتورة ورقةً تُطبع وتُرسَل، بل صارت سجلاً يمرّ بالهيئة.

المرحلتان باختصار

• المرحلة الأولى: تُصدَر الفواتير والإشعارات من حلّ إلكترونيّ متوافق بالحقول التي حدّدتها الهيئة، ولا تُقبل الفاتورة المكتوبة بخط اليد، وتحمل الفاتورة المبسّطة رمز QR.
• المرحلة الثانية: يُربط الحلّ نفسه بمنصّة «فاتورة» لدى الهيئة، فتُرسَل إليها الفواتير بصيغة موحّدة إمّا لاعتمادها قبل تسليمها أو للإبلاغ عنها بعد إصدارها.

ما الذي يتغيّر في المرحلة الثانية؟

• تُسجَّل «وحدة الفوترة» في نظامك لدى الهيئة برمز تحقّق لمرّة واحدة (OTP) يُستخرج من بوابة «فاتورة»، فتحصل على شهادة رقمية خاصّة بمنشأتك.
• تُبنى كل فاتورة بصيغة XML موحّدة، وتحمل معرّفاً فريداً وختماً تشفيرياً، وتُربط بالفاتورة السابقة بسلسلة تجزئة، فلا يختفي مستند من التسلسل دون أن يُكشف.
• الفاتورة الضريبية بين المنشآت تُرسَل للهيئة لاعتمادها قبل تسليمها للمشتري، والمبسّطة للأفراد يُبلَّغ عنها خلال 24 ساعة من إصدارها.
• الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف، والتصحيح بإشعار دائن أو مدين يشير إلى الفاتورة الأصلية ويمرّ بالمسار نفسه.

الفاتورة الضريبية والمبسّطة: مساران مختلفان

في الفاتورة الضريبية ينتظر المشتري ردّ الهيئة، فلا تُسلَّم إليه قبل اعتمادها، ويجب أن تحمل الرقم الضريبي للمشتري وعنوانه. أمّا المبسّطة فتُسلَّم للعميل فوراً ثم يُبلَّغ عنها. لذلك فإن خطأً في بيانات عميل تجاريّ يوقف فاتورته في الحال، وخطأً في فاتورة مبسّطة يظهر بعد أن يكون العميل قد غادر.

أخطاء شائعة تتوقّف بسببها الفواتير

• رقم ضريبيّ أو عنوان ناقص للمشتري في فاتورة ضريبية.
• سطر بنسبة صفر أو معفى دون سبب الإعفاء الذي تطلبه الهيئة.
• إشعار دائن لا يشير إلى فاتورته الأصلية، أو يتجاوز ما بقي منها.
• إجماليّات تختلف عن مجموع سطورها بفروق تقريب.
• فواتير تُصدَر من برنامج آخر غير مربوط، فلا تصل إلى الهيئة أصلاً.

قائمة جاهزية قبل موعد موجتك

• راجع ملف منشأتك: الرقم الضريبي والسجل التجاري والعنوان الوطني كما هي مسجّلة لدى الهيئة.
• أكمل بيانات عملائك من المنشآت: الرقم الضريبي والعنوان، قبل أن تحتاجها فاتورة عاجلة.
• اربط كل خدمة أو صنف بفئته الضريبية الصحيحة، وحدّد سبب الإعفاء لما يُعفى أو يخضع لنسبة الصفر.
• حدّد من يعتمد الفاتورة قبل خروجها، فالتصحيح بعد الإرسال إشعار لا تعديل.
• كلّف من يملك صلاحية الدخول إلى بوابة «فاتورة» باستخراج رمز التحقّق في يوم الربط.
• جرّب دورةً كاملة: فاتورة ضريبية، وفاتورة مبسّطة، وإشعار دائن على إحداهما، وتابع ردّ الهيئة على كلّ منها.

ما الذي يعنيه ذلك لمحاسبك؟

الخطأ بعد الإصدار صار أغلى: لا «تعديل سريع» على فاتورة أُرسلت. لذلك تحتاج إلى برنامج يمنع الخطأ قبل الإصدار: يحسب الضريبة من محرّك واحد، ويطلب الاعتماد قبل الإرسال، ويقفل المعتمَد، ويُظهر لك ردّ الهيئة بلغة مفهومة.

كيف يتعامل Arttop 360 مع ذلك

الربط مع «فاتورة» مبنيّ في خادم البرنامج نفسه، لا عبر وسيط. تُدخل رمز التحقّق في ملف منشأتك فيسجّل البرنامج وحدة الفوترة ويجتاز فحوص الامتثال، ثم تُرسَل كل فاتورة وإشعار تلقائياً بعد اعتماده. وتتابع حالة كل مستند في شاشة «متابعة الهيئة»: في الانتظار، أو اعتمدته الهيئة أو أُبلغت به، أو رفضته، ولماذا. والهيئة تردّ بالإنجليزية، فيبقى ردّها كما ورد ويُضاف تحته شرح عربيّ لكل قاعدة يذكرها.

وفي المنشأة السعودية لا يُفَكّ اعتماد مستند ضريبيّ صادر ولا يُحذف، والتصحيح بإشعار دائن ثم فاتورة جديدة. أمّا ما رفضته الهيئة ولم تقبله قطّ، فيستطيع مدير المنشأة فتحه للتصحيح بسبب مكتوب، ثم يُعاد اعتماده وإرساله بالرقم نفسه.

صفحات ذات صلة

• الفوترة الإلكترونية في Arttop 360
• المحاسبة والمالية