إدارة العيادة من الاستقبال إلى الفاتورة: الموافقات والباقات وضريبة الخدمات الطبية

العيادة الخاصة مشروع طبيّ ومشروع تجاريّ في الوقت نفسه. الطبيب يريد ملفاً سريرياً دقيقاً، والاستقبال يريد طابوراً لا يضيع فيه مريض، والإدارة تريد أن تعرف ما بيع من الباقات وما استُهلك منها، والمحاسب يريد ضريبةً صحيحة على كل فاتورة. وحين تعيش هذه الحاجات في أنظمة منفصلة، تظهر الفجوات في الأماكن نفسها كل مرة: مريض دخل ولم يُفوتَر، وجلسة باقة استُهلكت مرّتين، وموافقة وُقّعت على نصّ تغيّر بعدها.

الاستقبال: طابور من حقائق لا من تخمين

يمرّ المريض بمراحل واضحة: محجوز، ثم وصل، ثم في الغرفة، ثم انتهى، ثم فوتِر، أو لم يحضر. كل انتقال يُختم بوقته ومن سجّله، فتعرف متوسط الانتظار الحقيقي ومن بقي في الصالة أطول ممّا ينبغي. والمريض الذي يصل بلا موعد يُسجَّل حجزاً فورياً بتاريخ اليوم ويدخل الطابور نفسه. والاستقبال لا يحتاج إلى التفاصيل السريرية ليؤدّي عمله، فلا يراها.

الزيارة: سجلّ يُغلق ولا يُعاد كتابته

لكل نوع خدمة قالبه وحقوله الإلزامية عند الإغلاق: الشكوى، والمناطق المعالَجة، والمنتجات المستعملة، والتعليمات بعد الإجراء، وموعد المتابعة، والمضاعفات إن وُجدت. وبعد الإغلاق لا تُعدَّل الزيارة؛ يُلحَق بها تعديل بسببه ومن كتبه ومتى، ويبقى الأصل كما أُغلق. هذا ما يحمي الطبيب والعيادة معاً إن عاد أحد إلى الملف بعد أشهر.

الموافقات: النصّ الذي وُقّع هو النصّ الذي يبقى

• لكل نموذج موافقة إصدارات؛ تعديل النصّ يُنشئ إصداراً جديداً ويبقى القديم كما وُقّع.
• يوقّع المريض على جهاز لوحيّ، وتُحفظ لقطة النصّ المعروض وإصداره وبصمته الرقمية ووقت التوقيع.
• الموافقة لا تُحذف؛ سحبها سجلّ يُضاف، والتسويق غرض مستقلّ اختياريّ.
• صور ما قبل الإجراء وما بعده لا تُرفع إلا بموافقة التصوير السارية، وتُحفظ في مخزن خاصّ.
• كل عرض أو طباعة لبيانات صحية يُسجَّل قبل أن يحدث، فتعرف من اطّلع على ماذا.

الباقات: تُباع مرّة وتُستهلك مرّةً واحدة لكل جلسة

الباقة وعد بجلسات مدفوعة مقدّماً، وخطأ الاستهلاك فيها مال يضيع على العيادة أو على المريض. الصحيح أن تُستهلك الجلسة عند إغلاق الزيارة المرتبطة بها، وأن يكون الاستهلاك بمفتاح ثابت فلا يتكرّر إن أُغلقت الزيارة مرّتين أو انقطع الاتصال، وألّا تُستهلك باقة انتهت مدّتها أو لم تبدأ بعد.

ومن الناحية المحاسبية، ثمن الباقة المقبوض مقدّماً لا يصير كلّه إيراداً يوم البيع؛ هو في جوهره التزام تجاه المريض بجلسات لم تُقدَّم بعد. ولذلك يحتاج مدير العيادة أن يعرف في أي لحظة: كم جلسةً مدفوعةً لم تُستهلك بعد، ولمن، ومتى تنتهي صلاحيتها.

مؤشّرات يتابعها مدير العيادة كل أسبوع

• نسبة من لم يحضروا إلى المواعيد المحجوزة، ومعها أثر التذكير المسبق.
• متوسط الانتظار بين الوصول ودخول الغرفة، لكل طبيب ولكل فترة من اليوم.
• الزيارات التي انتهت ولم تُفوتَر بعد.
• الجلسات المدفوعة غير المستهلكة، والباقات التي تقترب من انتهاء مدّتها.
• تكلفة المنتجات المستعملة في الزيارة مقارنةً بسعر الخدمة.
• التشغيلات التي تقترب من انتهاء صلاحيتها في المخزون.

ضريبة القيمة المضافة على الخدمات الطبية

في السعودية تتحمّل الدولة ضريبة القيمة المضافة عن الخدمات الصحية الخاصة المقدّمة للمواطنين، فتُعامَل بنسبة الصفر بشروطها، وتبقى النسبة الأساسية على غير المواطن وعلى ما لا تشمله القاعدة. والخطأ الشائع أن يُترك القرار لموظف الاستقبال في كل فاتورة. القرار الأسلم قاعدة ثابتة: جنسية المريض من ملفّه لا من بطاقة الدافع، والدافع هو المريض نفسه لا جهة أخرى، والخدمة ليست ممّا تقرّر المنشأة إخضاعه دائماً للضريبة. وإذا غابت معلومة، كجنسية غير مسجّلة، تُطبَّق النسبة الأساسية لا الصفر.

كيف يتعامل Arttop 360 مع ذلك

وحدة العيادات تضمّ «الاستقبال وقائمة الانتظار» و«زيارات العيادة» بقوالبها لخدمات كالبوتوكس والفيلر والليزر والتقشير والاستشارة، و«نماذج الموافقة» و«الموافقات الموقّعة» بوضع الجهاز اللوحي، و«سجل الوصول إلى البيانات الصحية»، و«باقات العيادة» التي تُستهلك جلساتها عند إغلاق الزيارة، و«الحقن والتشغيلات» حيث تُصرف المنتجات بالتشغيلة وتُقترح الأقرب انتهاءً وتُمنع المنتهية. والضريبة تُحسب بالشروط أعلاه من دولة المنشأة، وتختار المنشأة في الإعدادات تصنيف ذلك الصفر في إقرارها وفاتورتها الإلكترونية. ومن الرسائل النصية يمكن تفعيل تذكير المرضى بمواعيدهم.

ولأن الوحدة مبنيّة فوق محاسبة المنشأة نفسها، فإن سند القبض والفاتورة الطبية يولّدان قيدهما، ويمرّان بالاعتماد، ويُرسَلان إلى الهيئة في المنشأة المربوطة بها، كأيّ مستند ماليّ آخر.

قبل أن تبدأ: قائمة تجهيز العيادة

• عرّف الخدمات بأسعارها، وحدّد ما تراه المنشأة خاضعاً للضريبة دائماً بعد مراجعة مستشارها الضريبي.
• راجع نصوص نماذج الموافقة مع مستشارك الطبي والنظامي، واعتمدها للمنشأة قبل أوّل مريض.
• سجّل جنسية كل مريض وهويته في ملفّه، فالضريبة الصحيحة تبدأ من هنا.
• حدّد قوالب الباقات بعدد جلساتها ومدّتها وأسعارها.
• أدخل الحقن والمستهلكات بتشغيلاتها وتواريخ انتهائها عند الاستلام.
• وزّع الصلاحيات: الاستقبال يرى الطابور، والطبيب يرى الملف السريري، والمحاسب يرى الفواتير.

صفحات ذات صلة

• العيادات في Arttop 360
• الرعاية الصحية المنزلية